Lang gesessen — nichts passiert? Kenne ich. Egal ob digitale Zoom-Meetings oder “reale”: Diese 5 Tipps für effektive Sitzungen machen den Unterschied!

1. Wer moderiert?

Wir alle kennen Sitzungen, bei denen immer die gleichen Personen dominieren, immer wieder das gleiche mit anderen Worten gesagt wird, und man letzt­endlich nicht auf den Punkt kommt. (Warum wollten wir das nochmal besprechen?) Ebenso oft passiert es, dass die Diskussion völlig abdriftet oder in der Mitte der Diskussion schon keine Zeit mehr bleibt.

Darum mein Tipp: Bestimmen Sie eine*n Moderator*in. Das kann ein einfaches Team-Mitglied sein, es muss nicht (und sollte vielleicht auch nicht) der oder die Chef*in sein.

Die Aufgaben

  • die Agenda,
  • den Zeitplan
  • und die Gesprächs­führung im Blick haben.

Die Person, die moderiert, erteilt das Wort, darf daran erinnern, beim Thema zu bleiben, und kann auch eine Diskussion aus Zeitgründen abbrechen oder vertagen.
Gerne unter­stütze ich Sie als Entschei­dungs­mo­de­ra­torin und übernehme diese Rolle.

2. Agenda­punkte mit Zielen versehen

Was wollen wir bei diesem Agenda­punkt erreichen? Soll infor­miert werden, disku­tiert, oder ein Beschluss gefasst werden?
Probieren Sie’s aus, und Sie werden merken, wie ein kleiner Zusatz auf der Agenda die Diskussion klarer und effek­tiver macht.

3. Agenda mit Zeitplan versehen

Wie oft haben wir alle schon erlebt, dass genau für den wichtigsten Punkt am Ende der Sitzung keine Zeit mehr war? Darum: Geben Sie jedem Agenda­punkt im Vorhinein ein Zeitfenster. Falls die einzelnen Agenda­punkte von unter­schied­liche Personen kommen, gibt die jeweilige Person an, wie viel Zeit einge­plant werden soll. Das hilft der moderie­renden Person, und hält die Sitzung im Zeitrahmen. So stellen Sie sicher, dass auch alle Agenda­punkte besprochen werden. Die voran­ge­gangene Frage nach dem Ziel des jewei­ligen Agenda­punktes hilft hier, eine bessere Zeitein­schätzung zu treffen.

4. Wie entscheiden wir?

Man kann ein Thema ewig disku­tieren. Man kann auch einfach mal entscheiden. Die Frage ist: Wie entscheiden wir? Hier einen Überblick über Entscheidungsformen:

  1. Mehrheits­ent­scheidung: Kennen wir alle. Es kann unter­schied­liche Meinungen geben, aber die Mehrheit entscheidet letzt­endlich für alle.
  2. Konsens-Entscheidung: Einstimmig. Ein Thema wird so lange disku­tiert, bis sich alle auf einen Weg einigen. Passt bei: Grund­satz­ent­schei­dungen, Satzungs­ent­schei­dungen, wichtigen Entschei­dungen, bei denen alle überzeugt sein müssen.
  3. Konsent-Entschei­dungen (ACHTUNG, sehr hilfreich!!): Es gibt keine schwer­wie­genden begrün­deten Einwände gegen einen Vorschlag. Passt bei: Sehr vielen Alltags­ent­schei­dungen, bei denen man keine Querschläger gebrauchen kann, aber auch nicht jeder begeistert über den Vorschlag sein muss. Es sollte nur niemand was dagegen haben.
  4. Einzel­ent­scheidung: das kann der oder die Chef*in sein, es kann aber auch jemand mit einer Entscheidung beauf­tragt werden. Die Person hat die Freiheit, zu entscheiden, aber auch die volle Verant­wortung für das Ergebnis.

5. Gesprächs­phasen trennen

    1. Infor­mation (sind alle auf dem gleichen Infostand? Gibt es wichtige Neuigkeiten?…)
    2. Meinungs­bildung, Diskussion, Vorschlag (unter­schied­liche Meinungen werden disku­tiert, ein oder mehrere Vorschläge entwi­ckeln sich daraus)
    3. Beschluss (Vorschlag wird beschlossen, wenn es keine schwer­wie­genden begrün­deten Einwände gibt)

Haben Sie die Tipps schon auspro­biert? Was sind Ihre Erfahrungen?

Ich freue mich, von Ihnen zu hören!