
Lang gesessen — nichts passiert? Kenne ich. Egal ob digitale Zoom-Meetings oder “reale”: Diese 5 Tipps für effektive Sitzungen machen den Unterschied!
1. Wer moderiert?
Wir alle kennen Sitzungen, bei denen immer die gleichen Personen dominieren, immer wieder das gleiche mit anderen Worten gesagt wird, und man letztendlich nicht auf den Punkt kommt. (Warum wollten wir das nochmal besprechen?) Ebenso oft passiert es, dass die Diskussion völlig abdriftet oder in der Mitte der Diskussion schon keine Zeit mehr bleibt.
Darum mein Tipp: Bestimmen Sie eine*n Moderator*in. Das kann ein einfaches Team-Mitglied sein, es muss nicht (und sollte vielleicht auch nicht) der oder die Chef*in sein.
Die Aufgaben
- die Agenda,
- den Zeitplan
- und die Gesprächsführung im Blick haben.
Die Person, die moderiert, erteilt das Wort, darf daran erinnern, beim Thema zu bleiben, und kann auch eine Diskussion aus Zeitgründen abbrechen oder vertagen.
Gerne unterstütze ich Sie als Entscheidungsmoderatorin und übernehme diese Rolle.
2. Agendapunkte mit Zielen versehen
Was wollen wir bei diesem Agendapunkt erreichen? Soll informiert werden, diskutiert, oder ein Beschluss gefasst werden?
Probieren Sie’s aus, und Sie werden merken, wie ein kleiner Zusatz auf der Agenda die Diskussion klarer und effektiver macht.
3. Agenda mit Zeitplan versehen
Wie oft haben wir alle schon erlebt, dass genau für den wichtigsten Punkt am Ende der Sitzung keine Zeit mehr war? Darum: Geben Sie jedem Agendapunkt im Vorhinein ein Zeitfenster. Falls die einzelnen Agendapunkte von unterschiedliche Personen kommen, gibt die jeweilige Person an, wie viel Zeit eingeplant werden soll. Das hilft der moderierenden Person, und hält die Sitzung im Zeitrahmen. So stellen Sie sicher, dass auch alle Agendapunkte besprochen werden. Die vorangegangene Frage nach dem Ziel des jeweiligen Agendapunktes hilft hier, eine bessere Zeiteinschätzung zu treffen.
4. Wie entscheiden wir?
Man kann ein Thema ewig diskutieren. Man kann auch einfach mal entscheiden. Die Frage ist: Wie entscheiden wir? Hier einen Überblick über Entscheidungsformen:
- Mehrheitsentscheidung: Kennen wir alle. Es kann unterschiedliche Meinungen geben, aber die Mehrheit entscheidet letztendlich für alle.
- Konsens-Entscheidung: Einstimmig. Ein Thema wird so lange diskutiert, bis sich alle auf einen Weg einigen. Passt bei: Grundsatzentscheidungen, Satzungsentscheidungen, wichtigen Entscheidungen, bei denen alle überzeugt sein müssen.
- Konsent-Entscheidungen (ACHTUNG, sehr hilfreich!!): Es gibt keine schwerwiegenden begründeten Einwände gegen einen Vorschlag. Passt bei: Sehr vielen Alltagsentscheidungen, bei denen man keine Querschläger gebrauchen kann, aber auch nicht jeder begeistert über den Vorschlag sein muss. Es sollte nur niemand was dagegen haben.
- Einzelentscheidung: das kann der oder die Chef*in sein, es kann aber auch jemand mit einer Entscheidung beauftragt werden. Die Person hat die Freiheit, zu entscheiden, aber auch die volle Verantwortung für das Ergebnis.
5. Gesprächsphasen trennen
-
- Information (sind alle auf dem gleichen Infostand? Gibt es wichtige Neuigkeiten?…)
- Meinungsbildung, Diskussion, Vorschlag (unterschiedliche Meinungen werden diskutiert, ein oder mehrere Vorschläge entwickeln sich daraus)
- Beschluss (Vorschlag wird beschlossen, wenn es keine schwerwiegenden begründeten Einwände gibt)
Haben Sie die Tipps schon ausprobiert? Was sind Ihre Erfahrungen?