Damit die Vision in Ihren Organisationsalltag findet!
Warum sind so viele Sozialorganisationen enttäuscht von Visions-Prozessen? Weil die Ergebnisse zu oft in einer Schublade landen, und die Begeisterung, die alle beim Entwickeln dieser Vision gespürt haben, im Sande verläuft.
Damit genau das nicht passiert, ist es extrem wichtig, sich einen Prozess zu überlegen, der das Leitbild in den Alltag jedes Mitarbeiters und jeder Mitarbeiterin bringt.
Viele Unternehmen, aber auch einige NGOs arbeiten mittlerweile erfolgreich mit der OKR-Methode. darum stelle ich sie hier einmal vor.
Warum? Bono von U2 und Gründer von der internationalen NGO ONE:
“So you’re passionate? How passionate? What actions does your passion lead you to do? If the heart doesn’t find perfect rhyme with the head, then your passion means nothing. The OKR framework cultivates the madness, the chemistry contained inside it. It gives us an environment for risk, trust, where failing is not a fireable offense. And when you have that sort of structure and environment, and the right people, magic is around the corner.”— Bono, U2
1. Was ist die OKR-Methode?
Mit der OKR-Methode werden Organisations-Visionen und Leitbilder mit den konkreten Aufgaben von Teams und Mitarbeiter*innen verknüpft.
- O: „Objective“, ein Ziel. Wo wollen wir hin? Was wollen wir erreichen? –> qualitativ
- KR: „Key Result“, eine Ergebniskennzahl. Woran erkennen wir, dass wir unser Ziel erreicht haben? –> quantitativ
- Meist für 3 Monate, manchmal für 1 Jahr
- Begrenzt: Es gibt höchstens 5 Objectives mit jeweils höchstens 4 Key Results –> OKR-Set besteht aus maximal 20 Elementen
- Transparenz: Alle OKR-Sets sind für alle einsehbar.
2. Warum profitieren besonders Nonprofit-Organisationen von der OKR-Methode?
OKRs eigenen sich besonders gut in Organisationen, in denen die Kommunikation zwischen der Leitungs‑, Team- und Mitarbeiter*innen-Ebene immer wieder hakt sowie in Organisationen, wo den Mitarbeiter*innen nicht klar ist, was jetzt eigentlich das Wichtigste ist, wo dementsprechend auch ein hohes Level an Stress und Überforderung zu finden ist. (Zeigen Sie mir eine Sozialorganisation, auf die diese Punkte nicht zutreffen und ich gebe Ihnen einen aus!)
In Nonprofit-Organisationen finden Sie immer eine hohe Quote von Menschen, die begeisterungsfähig sind (oder es einmal waren), mit einer hohen Einsatzbereitschaft und Eigenmotivation. OKRs nutzen dieses Potential und sorgen dafür, dass es (viel!) länger bleibt.
3. Wem hilft die Methode im Nonprofit-Sektor?
Eigentlich allen. Denn wir alle befinden uns in einer Welt, in der zwar finanzielle und personale Ressourcen begrenzt sind, in der es aber gleichzeitig schier unendliche Möglichkeiten gibt. Und dabei meine ich nicht nur, wie wir neue Projekte aufsetzen, um sozialer Not zu begegnen. Ich habe neulich einen sehr guten Artikel über Marketing-Kanäle gelesen. Dabei wurden die wichtigsten 20 (!) Kanäle genannt, die ich auch fast alle als wichtig für eine Sozialorganisation bezeichnen wird. Aber wie jetzt auswählen?
Die wichtigste Frage ist darum: Was machen wir NICHT? Durch die natürliche Beschränkung auf maximal 5 Objectives und maximal 4 Key Results steht am Anfang der Planungsperiode genau dieses Prioritäten-Setzen, was vor allem auch Sozialorganisationen so nötig haben, um weder ihre Budgets noch ihre Mitarbeiter*innen auszubrennen. Übrig bleibt das Wichtigste. Und dann ist auch die Kraft dafür da, denn das, was nicht in den OKRs steht, wird auch nicht gemacht.
4. Wie startet man OKRs in Sozialorganisationen?
Nachdem eine Vision/ein Zukunftsbild und eine Mission erarbeitet sind, setzt sich die Leitungsebene zusammen und erarbeitet die OKRs der gesamten Organisation für ein Quartal oder auch zunächst für ein Jahr, in einem OKR-Workshop. Dazu wurden im Vorfeld OKR-Vorschläge aus allen Abteilungen gesammelt.
Als nächstes erarbeiten die jeweiligen Bereichs- oder Abteilungsleiter*innen die OKRs mit ihrem jeweiligen Team. Dabei finden auch die individuellen Ressourcen der einzelnen Mitarbeiter*innen Resonanz in der Planung.
Jede*r Mitarbeiter*in erarbeitet dann ihr*sein eigenes OKR-Set.
Alle OKR-Sets sind für jeden einsehbar. Darum muss es eine digitale Heimat für alle OKRs geben.
Bei der Einführung von OKRs ist es hilfreich, eine*n „OKR-Master“ zu haben, die*der bei der Einführung an allen Stellen unterstützt.
Gerne unterstütze ich Sie als OKR-Masterin — wollen wir ins Gespräch kommen?
5. Regelmäßige Kommunikation: Das Gerüst im Hintergrund
Der OKR-Regelprozess sieht eine feste Meeting-Struktur vor.
- Leitungsebene: wöchentlich
- Team-Ebene: wöchentlich
- Eins-zu-Eins (Mitarbeiter*in mit Vorgesetzten): wöchentlich
- Gesamte Organisation: wöchentlich in festem, sehr überschaubaren Rahmen
In den jeweiligen Meetings wird die aktuelle Situation anhand der OKRs bewertet, Prognosen getroffen, Anpassungen vorgenommen und diskutiert.
Vor Beginn des neuen Quartals wird bewertet: Was haben wir erreichen können? Was nicht? OKRs sind immer sehr ambitioniert, 70% eines Objectives zu erreichen ist schon sehr gut.
Dann wird der Prozess von neuem gestartet: Mitarbeiter*innen haben die Chance, OKR-Vorschläge zu machen, die in den OKR-Workshop der Leitung einfließen. Aus dem OKR-Set der Leitungsebene leiten die Teamleiter mit ihren Teams das Team-OKR-Set ab. Dann ist jede*r selbst dran, sein*ihr eigenes OKR-Set zu schreiben und mit der Teamleitung abzustimmen.
6. Wie verändert sich die Zusammenarbeit in einer Sozialorganisation durch OKRs?
Das OKR-Modell fußt auf dem Verständnis, dass unsere Welt im großen und kleinen VUCA ist (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity), also volatil, unsicher, komplex und mehrdeutig. Es geht davon aus, dass in relativ kurzen Zyklen ambitioniert geplant und gearbeitet werden kann, um dann zurückzuschauen, zu bewerten und die Ausrichtung ggf. anzupassen. Mitarbeiter*innen werden grundsätzlich als eigenmotiviert gesehen, die Verantwortung übernehmen wollen und können. Fehler sind erlaubt, denn aus ihnen lernt die jeweilige Person und die Organisation als Ganzes. Es gibt nicht den einen perfekten Weg, sondern viele verschiedene Wege aus denen wir auswählen können und müssen. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt, aber unsere Ressourcen nicht, also müssen wir auch harte Entscheidungen treffen, vor allem GEGEN manche guten Möglichkeiten, um unsere Ziele insgesamt zu erreichen.
Die Zusammenarbeit wird also insgesamt agiler, direkter, verantwortlicher, klarer, motivierter, schneller und rhythmischer. Klingt gut, oder?
7. Es gibt noch so viel mehr zu OKRs zu sagen…
…aber zunächst wollte ich mit diesem Artikel einen Überblick geben.
Mehr Information und Inspiration gibt es zum Beispiel auch hier:
- MURAKAMY macht einen OKR-Online-Kurs, sehr zu empfehlen, wenn auch der Kontext klar Business ist und vieles für Sozialorganisationen übersetzt werden muss.
- TED-Talk von John Doerr „Why the secret to success is setting the right goals” – ein inspirierender TED-Talk vom OKR-“Evangelist”
Wie kann ich Sie bei der Einführung von OKRs unterstützen?
